見積作成の合理化　見積ソフト選定の10のポイント

見積システムは様々な形で企業をサポートしますが、その機能は基本的に見積書作成を標準化するために設計されています。高品質なソフトウェアは、工場全体の全工程におけるプロセスを標準化するのに役立つはずです。様々な機能やモジュールを追加することで、このシステムをさらに強力にすることができます。
見積システムが無い場合、見積作成を担当する専任の従業員は1人か2人しかいないことが多いです。これは企業によっては有効かもしれませんが、様々な理由で問題が生じる可能性もあります。各従業員は独自の方法で見積書を作成し、コストを計算する際に異なる指標を利用する可能性があります。また見積書は注文ごとに異なる場合があります。そのため、見積書の作成に矛盾や変動が生じる可能性があります。さらに、見積書の履歴を確認するための方法がないことがあります。
ある案件に複数の人が見積を行う場合、同じ仕事でも見積方法や価格、割引が異なることがあります。これは価格設定ミスにつながり、コストや利益率を予測することが非常に難しくなります。
もう一つの問題は、見積担当者が一人しかいない会社で、その社員が退職した場合、見積作成担当者を新たに教育しなければならないことがネックになります。経験の浅い見積担当者は、計算ミスをする可能性があり、最終的に利益の問題につながったり、失注することが考えられます。見積書の作成がしばらくの間不正確になるだけでなく、従業員がまだ学習段階にある間は、作成が遅くなる可能性もあります。
見積システムでは、このすべてが自動化され、標準化されます。計算、コスト、割引、生産指標、利用可能なすべてのデータは、プロジェクトの適切な見積書を作成するためにシステムによって使用されます。これにより企業は、誰がソフトウェアを使用しているかに関係なく、毎回同じ基準と作業の流れに基づいて同じ見積書を作成することができます。これにより、適切なビジネス・プロセス、ひいてはビジネスの成功にとって非常に重要な要素が確保されます。